Supporto alle aziende

 

La consulenza Come usuale in molte attività di servizi, la predisposizione all'analisi delle informazioni rende il ruolo del fornitore particolarmente delicato.Dando per scontato il rilievo determinato dalle norme in essere in tema di Privacy, la nostra attenzione si focalizza sulle opportunità di portare soluzioni al cliente,

partendo proprio dalla conoscenza dettagliata dei movimenti.Da molti anni una figura di supporto non operativa, ma in costante rapporto con la quotidianità, permette di produrre risultati di rilievo in ambito decisionale.

 

 

L'attività di supporto al cliente
(Business Manager)

Il Business Manager, in pratica un analista con competenze in ambito Viaggi d'Affari, è il ruolo che permette alle parti un costante scambio di informazioni tecniche privilegiate, con particolare attenzione alle necessità conosciute del cliente.

In questa mansione si concentrano diverse competenze, messe in campo nei diversi momenti che i vari processi rendono necessarie.In tutti i casi, come nella migliore tradizione, si fissano i vari parametri; analizzando i bisogni di servizio, quelli economici, le tempistiche e le normative, il Business Manager produrrà il primo risultato esponendo un piano di implementazione.In questo piano, dove ad ogni azione corrisponderà un livello di priorità, saranno allocate precise tempistiche di realizzazione e ovvie responsabilità.

La stila delle necessità è quindi il primo passaggio, utile anche a stilare un modello che chiarisca le attese in termini di livello dei servizi.Questi momenti di pura revisione dei processi e delle procedure, validissimi per aggiornare le aziende a nuove modalità, permettono al Cliente di posizionarsi in termini di efficienza interna e, più importante, di efficacia nei confronti delle norme stilate in ambito di Spesa di Viaggio.

Utilizzando una semplice reportistica, che porta elementi di complessità nel solo movimento di una imponente mole di dati, si potrà visionare ed approvare velocemente il lavoro svolto.

 

Alcuni dettagli ed esempi:

 

 

L'analisi dei fabbisogni

Nella fase immediatamente precedente la stipula di un accordo, oppure alla fine di un ciclo, è classico prendere in esame la necessità aziendale puntuale. Il ruolo del Business Manager si focalizza su elementi concreti già predisposti, quali ad esempio la Travel Policy, e su tali basi propone una pianificata serie di azioni. Di norma, proprio per essere certi di un allineamento con bisogni e con il mercato, anche la revisione dei processi e delle procedure avviene in questo momento critico.

 

Le Negoziazioni

Elemento fondamentale per medie e grandi imprese è il raggiungimento di riduzioni economiche con i Fornitori Primari. A fonte di capitoli di spesa interessanti, la sigla di accordi con questi ultimi presuppone un controllo delle attività e, in seguito, la capacità di orientamento delle proprie richieste di viaggio.

Il Business Manager analizzerà i dati storici e, senza alcun impegno, segnalerà al cliente le opportunità di possibile risparmio. Il cliente deciderà se dar luogo ad una negoziazione diretta o avvalersi del Business Manager pure per questa delicata funzione.

 

La definizione dei livelli di servizio (SLA)

Diverse opzioni sono sempre valide per stabilire il livello minimo da raggiungere nell'erogazione dei servizi ed il Business Manager è l'elemento preposto a questa attività.

Solitamente i principi sono pochissimi e riguardano i tempi e l'ambito economico.

Disegnando un programma che tenga conto delle modalità richieste dal cliente in termini di contatto, si potranno individuare indici relativi a tempi di risposta, tempi di evasione pratica, tempi di consegna documenti; oppure si dovrà verificare l'attinenza con una policy, con un processo di autorizzazione, con un pano tariffario deciso di comune accordo; si dovrà corrispondere una reportistica esaustiva e semplice che dia merito alle scelte economiche e di livello dei servizi…

In sostanza si tratterà di individuare i pochi e semplici punti chiave del contratto, valorizzarli e verificarli periodicamente.

 

Pianificazione

La richiesta di un viaggio d'affari è uno dei processi che usualmente è trasversale ad un'azienda e, proprio per questo motivo, è riferito a moltissime persone. La Pianificazione attenta dei momenti critici è quindi la base per traguardare i desiderata che si sono imposti.

Il Business Manager si adopera ad esmpio per predisporre un Piano di Implementazione dettagliato ed esaustivo condiviso con il cliente e, nei casi di maggior peso, discutendo settimanalmente i traguardi raggiunti.

 

Reportistica, verifica e misurazione dei livelli di servizio

Gli incontri tra il Business Manager ed il cliente saranno cadenzati almeno due volte l'anno, escludendo ovviamente motivi puntuali. Sulla base di semplici report si potranno individuare oggettivamente gli andamenti, sia del livello di servizio che l'attinenza ai traguardi imposti dalle Policy interne.

Dare corpo a questi incontri di controllo, identificare punti di miglioramento, lacune o nuove opportunità, sono i momenti chiave per tenere una relazione sempre strettamente legata agli andamenti di mercato.

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